Verrechnungspreis­dokumentation: Was deutsche Tochter­gesellschaften vorlegen müssen

Deutsche Tochtergesellschaften internationaler Konzerne kaufen Waren von Schwestergesellschaften, beziehen Dienstleistungen der Muttergesellschaft, zahlen Lizenzgebühren oder erhalten Darlehen aus der Gruppe. Für all diese Geschäfte gilt der Fremdvergleichsgrundsatz: Die Preise müssen so bemessen sein, wie fremde Dritte sie vereinbart hätten. Ob das gelingt, prüft die Betriebsprüfung anhand der Verrechnungspreisdokumentation. Sie ist damit der Ausgangspunkt jeder Prüfung einer Konzerntochter.

§ 90 Abs. 3 AO verlangt Aufzeichnungen über Art und Inhalt der Geschäftsbeziehungen mit nahestehenden Personen im Ausland, die Sachverhaltsdokumentation, und über die wirtschaftlichen und rechtlichen Grundlagen einer fremdüblichen Preisgestaltung, die Angemessenheitsdokumentation. Zusammen bilden sie die landesspezifische, unternehmensbezogene Dokumentation, international Local File genannt. Gehört die Gesellschaft einer multinationalen Gruppe an und hat sie selbst im vorangegangenen Wirtschaftsjahr mindestens 100 Mio. € Umsatz erzielt, muss sie zusätzlich eine Stammdokumentation über die Gruppe vorhalten, den Master File; diesen liefert in der Regel die Konzernzentrale. Wer im laufenden Wirtschaftsjahr mit nahestehenden Personen Waren für höchstens 6 Mio. € und übrige Leistungen für höchstens 600.000 € austauscht, kann Erleichterungen in Anspruch nehmen (§ 6 GAufzV).

Seit dem 1. Januar 2025 gelten verschärfte Regeln, auch in Prüfungen früherer Jahre. Neben Sachverhalts- und Angemessenheitsdokumentation ist eine Transaktionsmatrix zu führen (§ 90 Abs. 3 Satz 2 AO). Sie erfasst die konzerninternen Geschäftsvorfälle, wobei gleichartige zusammengefasst werden können, mit Gegenstand und Art, Leistungserbringer und -empfänger, Volumen und Entgelt, Vertragsgrundlage, Verrechnungspreismethode, den betroffenen Steuerhoheitsgebieten und der Angabe, ob die Geschäftsvorfälle dort der Regelbesteuerung unterliegen. Angeforderte Aufzeichnungen sind binnen 30 Tagen vorzulegen. In einer Außenprüfung sind Transaktionsmatrix, Stammdokumentation und Aufzeichnungen über außergewöhnliche Geschäftsvorfälle sogar unaufgefordert binnen 30 Tagen nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung einzureichen. Außergewöhnliche Geschäftsvorfälle, etwa Umstrukturierungen, wesentliche Funktions- und Risikoänderungen oder der Abschluss von Umlageverträgen, sind spätestens sechs Monate nach Ablauf des Wirtschaftsjahres zu dokumentieren.

Legt das Unternehmen keine oder eine im Wesentlichen unverwertbare Dokumentation vor, wird widerlegbar vermutet, dass die inländischen Einkünfte höher sind als erklärt. Das Finanzamt darf dann schätzen und eine Preisspanne zulasten des Unternehmens ausschöpfen (§ 162 Abs. 3 AO). Hinzu kommen Zuschläge von 5 bis 10 % des Mehrbetrags der Einkünfte, mindestens 5.000 €; der Mindestzuschlag fällt bereits an, wenn die Transaktionsmatrix nicht vorgelegt wird. Bei verspäteter Vorlage sind es bis zu 1 Mio. €, mindestens 100 € für jeden vollen Tag (§ 162 Abs. 4 AO). Zieht sich die Mitwirkung in einer Außenprüfung hin, kann zudem ein Mitwirkungsverzögerungsgeld festgesetzt werden (§ 200a AO).

Viele Konzerne arbeiten mit einer globalen Verrechnungspreisrichtlinie und Studien der Muttergesellschaft. Für die deutsche Betriebsprüfung ist das ein guter Ausgangspunkt, aber keine fertige Dokumentation. Sie erwartet Aufzeichnungen aus Sicht der deutschen Gesellschaft und Zahlen, die zum deutschen Jahresabschluss passen. Die Aufzeichnungen sind grundsätzlich in deutscher Sprache zu erstellen; auf Antrag, der spätestens unverzüglich nach der Anforderung zu stellen ist, kann das Finanzamt etwa Englisch zulassen (§ 2 Abs. 5 GAufzV). Häufige Streitpunkte sind Konzernumlagen, das Funktions- und Risikoprofil der deutschen Gesellschaft und die Rendite von Routineunternehmen.

Eine gute Dokumentation verhindert nicht jede Diskussion mit der Betriebsprüfung. Sie entscheidet aber darüber, auf welcher Grundlage diese Diskussion geführt wird.