Einzelunternehmen in eine GmbH umwandeln: Was vor dem Notartermin geklärt sein muss

Für viele Einzelunternehmer kommt die Frage nach der GmbH, wenn der Gewinn steigt. Die Umwandlung lässt sich in den meisten Fällen steuerneutral gestalten. Ob das gelingt, entscheidet sich in der Vorbereitung, lange vor dem Notartermin. Was in dieser Phase offen bleibt, lässt sich später kaum korrigieren, und manches wirkt lange nach: Die neuen GmbH-Anteile sind steuerlich sieben Jahre gebunden.

Ob sich die GmbH für Sie rechnet, zeigt der Beitrag Einzelunternehmen oder GmbH? Der Vergleich in Euro. Als Orientierung wird die GmbH ab einem nachhaltigen Gewinn von rund 140.000 € im Jahr interessant, wenn ein Teil davon im Unternehmen bleibt. Hier geht es darum, wie der Wechsel gelingt.

Ist der Inhaber als Kaufmann im Handelsregister eingetragen, kann er sein Unternehmen nach dem Umwandlungsgesetz auf eine neu gegründete oder eine bestehende GmbH ausgliedern (§§ 152 ff. UmwG), sofern seine Verbindlichkeiten sein Vermögen nicht übersteigen. Vermögen, Schulden und Verträge gehen dabei in einem Akt über, ohne dass die Vertragspartner einzeln zustimmen müssen. Manche Verträge sehen für diesen Fall trotzdem Kündigungs- oder Zustimmungsrechte vor, und öffentlich-rechtliche Erlaubnisse sind oft an die Person gebunden. Für die übertragenen Verbindlichkeiten haftet der Inhaber neben der GmbH weiter, soweit sie innerhalb von fünf Jahren nach der Ausgliederung fällig und gegen ihn festgestellt werden (§§ 156, 157 UmwG).

Ohne Handelsregistereintragung bleibt nur die Einbringung im Wege der Einzelrechtsnachfolge; Gewerbetreibende können die Eintragung allerdings vorher herbeiführen (§ 2 HGB). Die GmbH wird mit dem Betrieb als Sacheinlage gegründet, oder der Betrieb wird über eine Kapitalerhöhung in eine bestehende GmbH eingebracht. Jedes Wirtschaftsgut wird einzeln übertragen, und Verträge gehen grundsätzlich nur mit Zustimmung des Vertragspartners über. In beiden Fällen prüft das Registergericht, ob der Wert des Betriebs das dafür übernommene Stammkapital deckt.

Freiberufler können sich nicht als Kaufmann eintragen lassen und gehen deshalb den zweiten Weg. Für sie ändert sich mit der GmbH auch die Gewerbesteuer: Die GmbH ist kraft Rechtsform gewerbesteuerpflichtig, ohne Freibetrag und ohne Anrechnung auf die Einkommensteuer. Bei Kammerberufen kommt das Berufsrecht hinzu. Für eingetragene Personengesellschaften führt der Weg meist über einen Formwechsel; steuerlich gelten dafür über § 25 UmwStG die Regeln der Einbringung entsprechend.

Daneben gibt es zwei Wege ohne Einbringung, beide ohne siebenjährige Sperrfrist. Der Inhaber kann seinen Betrieb zu einem angemessenen Preis an eine bar gegründete GmbH verkaufen. Dann sind alle stillen Reserven einschließlich des Geschäftswerts sofort zu versteuern, ab 55 Jahren unter Umständen mit Freibetrag und ermäßigtem Steuersatz (§§ 16, 34 EStG), und die GmbH kann den Geschäftswert über 15 Jahre abschreiben. Das lohnt sich vor allem, wenn kaum stille Reserven vorhanden sind oder die Begünstigungen ab 55 genutzt werden sollen. Zahlt die GmbH den Kaufpreis aus ihrer Bareinlage, gelten die Regeln zur verdeckten Sacheinlage (§ 19 Abs. 4 GmbHG). Oder der Inhaber verpachtet seiner GmbH den Betrieb oder dessen wesentliche Grundlagen. Dann entsteht eine Betriebsaufspaltung, die auf Dauer halten muss. Wie dieser Weg funktioniert, zeigt der Beitrag Betriebsimmobilie bei der Umwandlung in die GmbH.

Steuerlich ist die Umwandlung eine Einbringung nach § 20 UmwStG. Das Gesetz geht zunächst vom gemeinen Wert aus, also von der Aufdeckung aller stillen Reserven einschließlich eines Firmenwerts. Auf Antrag darf die GmbH das Betriebsvermögen einheitlich mit dem Buchwert ansetzen; dann entsteht bei Ihnen kein Einbringungsgewinn.

Dafür muss der Betrieb mit allen wesentlichen Betriebsgrundlagen gegen Gewährung neuer Anteile übergehen; fehlt eine davon, ist § 20 UmwStG insgesamt nicht anwendbar. Außerdem darf das eingebrachte Kapital nicht negativ sein, und Gegenleistungen neben den neuen Anteilen sind nur begrenzt zulässig. Wird eine dieser Grenzen überschritten, entsteht insoweit ein Gewinn. Den Antrag stellt die GmbH bei ihrem Finanzamt, spätestens bis sie die erste Steuerbilanz nach dem Einbringungszeitpunkt einreicht; nachholen lässt er sich danach nicht (§ 20 Abs. 2 Satz 3 UmwStG).

Die Einbringung kann auf Antrag steuerlich bis zu acht Monate zurückbezogen werden (§ 20 Abs. 5 und 6 UmwStG). Maßgeblich ist bei der Ausgliederung die Anmeldung zum Handelsregister, bei der Einzelrechtsnachfolge der Abschluss des Einbringungsvertrags; das Vermögen muss dann ebenfalls innerhalb der Frist übergehen. Bei einem Stichtag 31. Dezember muss die Anmeldung oder der Vertrag also bis Ende August vorliegen. Der Stichtag muss aber kein Jahresende sein. Wer erst im Herbst entscheidet, kann noch auf einen Tag im Frühjahr zurückbeziehen, bei einer Anmeldung oder einem Vertrag bis Ende November etwa auf den 31. März. Nötig ist dann eine Bilanz auf diesen Tag. Den Stichtag legt die GmbH mit ihrem Antrag auf Rückbeziehung fest; ändern lässt er sich danach nicht. Die Rückwirkung erfasst Einkommen und Vermögen, nicht aber Verträge zwischen Ihnen und der GmbH: Der Geschäftsführervertrag etwa wird steuerlich erst ab seinem Abschluss anerkannt. Umsatzsteuerlich bleiben Sie bis zum tatsächlichen Übergang der Unternehmer.

Auch Entnahmen nach dem Stichtag nimmt das Gesetz von der Rückwirkung aus. Sie mindern die Anschaffungskosten der neuen Anteile und zählen seit dem Jahressteuergesetz 2024 ausdrücklich mit, wenn geprüft wird, ob das eingebrachte Kapital negativ ist (§ 20 Abs. 2 Satz 5 und Abs. 5 UmwStG). Je weiter die Einbringung zurückbezogen wird, desto mehr kommt hier zusammen. Wer in diesen Monaten wie gewohnt für den Lebensunterhalt entnimmt, sollte das vorher durchrechnen.

Die Buchwertfortführung ist an eine Sperrfrist gebunden. Verkaufen Sie die neuen Anteile innerhalb von sieben Jahren, werden die stillen Reserven zum Einbringungszeitpunkt rückwirkend versteuert, und zwar ohne Freibetrag und ohne ermäßigten Steuersatz (§ 22 Abs. 1 UmwStG). Der Betrag sinkt um ein Siebtel für jedes abgelaufene volle Jahr. Einige andere Vorgänge können einem Verkauf gleichstehen, etwa die unentgeltliche Übertragung der Anteile auf eine Kapitalgesellschaft, die Auflösung und Abwicklung der GmbH, eine Kapitalherabsetzung mit Rückzahlung oder Zahlungen aus dem steuerlichen Einlagekonto.

Hinzu kommt eine Nachweispflicht: Sieben Jahre lang müssen Sie jeweils bis zum 31. Mai nachweisen, wem die Anteile zuzurechnen sind. Fehlt der Nachweis, gelten die Anteile als veräußert (§ 22 Abs. 3 UmwStG). Umsatzsteuerlich ist die Einbringung des ganzen Betriebs in der Regel eine nicht steuerbare Geschäftsveräußerung im Ganzen (§ 1 Abs. 1a UStG).

Die Buchwertfortführung verlangt, dass alle funktional wesentlichen Betriebsgrundlagen übergehen. Typischer Stolperstein ist die eigene, betrieblich genutzte Immobilie, denn sie ist in aller Regel eine wesentliche Betriebsgrundlage. Bleibt sie beim Unternehmer zurück, ist § 20 UmwStG nicht anwendbar, und es droht die Aufdeckung stiller Reserven, im ungünstigen Fall für den ganzen Betrieb.

Geht die Immobilie im Wege der Einzelrechtsnachfolge mit über, fällt grundsätzlich Grunderwerbsteuer an, in Hessen 6 Prozent auf den Grundbesitzwert. Bei der Ausgliederung auf eine neu gegründete GmbH wird sie nach § 6a GrEStG nicht erhoben, wenn Sie danach fünf Jahre lang unmittelbar oder mittelbar zu mindestens 95 Prozent beteiligt bleiben. Welche Wege es für die Betriebsimmobilie gibt, zeigt der Beitrag Betriebsimmobilie bei der Umwandlung in die GmbH.

Ebenso wichtig ist das Kapitalkonto zum Stichtag, fortgeschrieben um Entnahmen und Einlagen danach. Ist es negativ, muss das Betriebsvermögen mindestens so weit höher angesetzt werden, dass es ausgeglichen ist. In dieser Höhe entsteht ein steuerpflichtiger Gewinn.

Die Buchwertfortführung ist der Normalfall, aber nicht immer die beste Wahl. Bestehen noch einkommensteuerliche Verlustvorträge, kann ein höherer Ansatz sinnvoll sein: Der Einbringungsgewinn wird im Rahmen der Mindestbesteuerung mit den Verlusten verrechnet (§ 10d Abs. 2 EStG), und die GmbH schreibt anschließend von höheren Werten ab. Gewerbesteuerliche Verlustvorträge des Einzelunternehmens gehen bei der Einbringung dagegen verloren (§ 23 Abs. 5 UmwStG).

Mietvertrag, Leasing, Kredite, Versicherungen, Software-Lizenzen sowie die Verträge mit Kunden und Lieferanten gehören auf eine Liste, bevor der Notartermin feststeht. Bei der Einzelrechtsnachfolge ist für ihre Übertragung in der Regel die Zustimmung des Vertragspartners nötig, bei der Ausgliederung meist nicht. Banken sollten früh eingebunden werden, weil Kredite und Sicherheiten neu geordnet werden. Arbeitsverhältnisse gehen nach § 613a BGB auf die GmbH über. Die Mitarbeiter sind vorher in Textform zu unterrichten und können innerhalb eines Monats nach Zugang der Unterrichtung schriftlich widersprechen.

Das Stammkapital beträgt mindestens 25.000 €. Was darüber hinaus eingebracht wird, kann als Kapitalrücklage gebucht oder zum Teil als Darlehen des Gesellschafters gutgeschrieben werden. Diese Aufteilung bestimmt, wie Sie später wieder an Liquidität kommen. Darlehensgutschriften und andere Gegenleistungen neben den neuen Anteilen begrenzt das Gesetz auf 25 Prozent des Buchwerts oder, wenn das mehr ist, 500.000 €, höchstens aber auf den Buchwert (§ 20 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 UmwStG). Entnahmen nach dem Stichtag mindern dabei den maßgeblichen Buchwert. Was darüber hinausgeht, führt insoweit zu einem Gewinn.

Mit der GmbH ändern sich die Zahlungsströme. Ihr Lebensunterhalt läuft künftig in der Regel über ein Geschäftsführergehalt, das im Voraus vertraglich vereinbart und angemessen sein muss. Im Jahr der Umstellung laufen oft noch Einkommensteuer-Vorauszahlungen auf Basis der alten Gewinne weiter, während für die GmbH bereits eigene Vorauszahlungen anfallen können. Beides sollte früh angepasst werden. Ob Sie als Gesellschafter-Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig sind, hängt von Ihrer Beteiligung und Ihren Stimmrechten ab und lässt sich vorab verbindlich klären. Wir planen deshalb die Liquidität der ersten zwölf Monate vor dem Notartermin mit.

Ist in dieser Zeit ein Verkauf denkbar oder soll ein Partner einsteigen, gehört das in die Planung vor der Einbringung. Die Sperrfrist läuft ab dem steuerlichen Einbringungszeitpunkt, und jedes volle Jahr senkt den nachträglich steuerpflichtigen Betrag um ein Siebtel. Der jährliche Nachweis bis zum 31. Mai gehört von Anfang an in den Fristenkalender.

Bei Umwandlungen planen wir regelmäßig direkt eine Holdingstruktur mit. Gewinne, die die operative GmbH an ihre Holding-GmbH ausschüttet, sind dort im Ergebnis zu 95 Prozent steuerfrei (§ 8b KStG). Für die Gewerbesteuer gilt das, wenn die Holding zu Beginn des Jahres mit mindestens 15 Prozent beteiligt ist (§ 9 Nr. 2a GewStG). Die Holding kann das Geld anlegen, etwa in Wertpapiere oder Immobilien, ohne dass vorher die private Steuer auf Ausschüttungen von gut 26 Prozent anfällt.

Im engeren Sinn spart diese Struktur keine Steuer. Die private Steuer entsteht, sobald Geld aus der Holding an Sie fließt. Bis dahin arbeitet das Kapital, das sonst sofort an das Finanzamt gegangen wäre, im Unternehmen weiter. Wie sich das über die Jahre auswirkt, zeigt der Beitrag Die GmbH als Vermögens‑Multiplikator.

Entscheidend ist die Reihenfolge der Schritte. Wird die Holding erst nach der Einbringung eingezogen, fällt das in die Sperrfrist und muss entsprechend gestaltet werden. Die Holdingfrage gehört deshalb vor den Notartermin.

Notar und Registergericht rechnen nach gesetzlichen Gebühren. Die Notargebühr richtet sich nach dem Wert des übertragenen Vermögens, Schulden werden dabei nicht abgezogen. Für die Beurkundung eines Ausgliederungsplans sind das bei 500.000 € Aktivvermögen 935 €, bei 1 Mio. € 1.735 € (1,0-Gebühr). Dazu kommen kleinere Gebühren für die Bestellung des Geschäftsführers, die Anmeldungen und den Vollzug sowie Auslagen und Umsatzsteuer. Das Registergericht berechnet für die Eintragung der neuen GmbH 390 € und für die Eintragung im Register des Einzelkaufmanns 270 €; bei einer Sachgründung sind es 360 €. Gehört eine Immobilie dazu, fallen außerdem Grundbuchkosten und gegebenenfalls Grunderwerbsteuer an.

Ob für das Stammkapital frisches Geld nötig ist, hängt vom Weg ab. Bringt der Betrieb es als Sacheinlage selbst auf, ist dem Registergericht nachzuweisen, dass er diesen Wert hat. Wird die GmbH dagegen in bar gegründet und der Betrieb anschließend gegen einen neuen Anteil eingebracht, muss der Nachweis nur dessen Nennbetrag abdecken; der übrige Wert fließt in die Kapitalrücklage. Welcher Weg passt, klären wir vor dem Notartermin.

Hinzu kommt die Beratung, deren Umfang von der Vorbereitung abhängt: Bilanzen, Antrag auf Buchwertfortführung, Verträge und die Begleitung durch die Sperrfrist. Laufend kostet die GmbH mehr als das Einzelunternehmen, vor allem durch den Jahresabschluss nach HGB mit Offenlegung und die Lohnabrechnung für das Geschäftsführergehalt. Diese Mehrkosten gehören in die Vergleichsrechnung, die der Beitrag Einzelunternehmen oder GmbH? Der Vergleich in Euro zeigt.

Am Anfang steht ein kurzes Erstgespräch. Passt es, sehen wir uns im Strukturcheck Ihre Zahlen und Pläne an und klären, ob die GmbH für Sie die passende Rechtsform ist und welche Struktur dazu gehört, mit oder ohne Holding. Danach begleiten wir die Umsetzung, von der Abstimmung mit dem Notar über die Bilanzen und den Antrag beim Finanzamt bis zur Eintragung und durch die Jahre der Sperrfrist.

Sie kann steuerneutral erfolgen, wenn die Voraussetzungen des § 20 UmwStG erfüllt sind und die Buchwerte fortgeführt werden. Die stillen Reserven bleiben dann in der GmbH und werden erst später versteuert, etwa bei einem Verkauf. Grunderwerbsteuer kann trotzdem anfallen, wenn eine Immobilie übertragen wird; bei der Ausgliederung lässt sie sich unter den Voraussetzungen des § 6a GrEStG vermeiden.

Steuerlich ja, auf Antrag bis zu acht Monate (§ 20 Abs. 5 und 6 UmwStG), und zwar auf jeden Stichtag in diesem Zeitraum, nicht nur auf das Jahresende. Wer im Herbst entscheidet, kann so noch einen großen Teil des laufenden Jahres in die GmbH holen. Rechtlich geht das Unternehmen erst später über, bei der Ausgliederung mit der Eintragung im Handelsregister. Für die Zeit dazwischen gelten besondere Regeln, etwa für Entnahmen, für Verträge mit der GmbH und für die Umsatzsteuer.

Nicht bei der Gründung, denn bei der UG (haftungsbeschränkt) sind Sacheinlagen ausgeschlossen (§ 5a Abs. 2 Satz 2 GmbHG). Möglich ist die Einbringung im Rahmen einer Kapitalerhöhung, mit der das Stammkapital mindestens 25.000 € erreicht.